Windykacja należności – kiedy staje się konieczna i jak przebiega?

Wprowadzenie

Zatory płatnicze i problemy z odzyskaniem należności od kontrahentów to zmora wielu polskich przedsiębiorstw. Według danych Krajowego Rejestru Długów, w 2022 roku zaległości płatnicze firm w Polsce sięgnęły rekordowych 44,2 mld zł. Co zrobić, gdy kontrahent zalega z płatnościami i nie reaguje na ponaglenia? W takiej sytuacji często jedynym wyjściem jest windykacja należności. Przyjrzyjmy się temu, na czym polega ten proces i jakie są jego kolejne etapy.

Czym jest windykacja?

Windykacja to zbiór działań prawnych i procesowych podejmowanych przez wierzyciela w celu odzyskania należności od dłużnika. Obejmuje zarówno polubowne metody nakłaniania do zapłaty, jak i bardziej zdecydowane kroki, takie jak postępowanie sądowe czy egzekucja komornicza. Celem windykacji jest zmotywowanie dłużnika do uregulowania zobowiązań i odzyskanie pieniędzy, bez niszczenia relacji biznesowych, o ile to możliwe.

Proces windykacji może prowadzić sam wierzyciel lub w jego imieniu wyspecjalizowana firma windykacyjna czy kancelaria prawna. Współpraca z profesjonalistami zwykle zwiększa skuteczność działań, jednak wiąże się z dodatkowymi kosztami.

Kiedy warto rozpocząć windykację?

Idealnie byłoby, gdyby kontrahenci płacili zawsze terminowo. W praktyce zdarza się jednak, że faktury pozostają niezapłacone. Jeśli dłużnik ma przejściowe problemy, ale deklaruje chęć polubownego rozwiązania, czasem wystarczy cierpliwość i dobra wola z obu stron. Są jednak sytuacje, w których należy podjąć bardziej zdecydowane działania windykacyjne:

• jeśli dłużnik uporczywie unika kontaktu i nie odpowiada na monity,
• gdy kwestionuje zasadność długu lub otwarcie odmawia zapłaty,
• jeśli jego sytuacja finansowa szybko się pogarsza i grozi mu upadłość.

Zbyt długa zwłoka z windykacją może doprowadzić do przedawnienia roszczeń. Powoduje też, że dług staje się coraz trudniejszy do odzyskania.

Etapy postępowania windykacyjnego

Standardowy proces windykacji przebiega stopniowo – od łagodnych metod polubownych aż po przymusową egzekucję należności. Oto najważniejsze jego etapy:

1. Wezwanie do zapłaty – to pisemne przypomnienie o zaległej płatności. Oprócz kwoty i terminu zapłaty powinno zawierać powołanie się na konkretną fakturę lub umowę będącą podstawą roszczenia. Wezwanie nadaje sprawie formalny bieg i jest dowodem, że wierzyciel podjął próbę polubownego rozwiązania.
2. Windykacja polubowna – jeśli dłużnik zignoruje wezwanie, windykator kontaktuje się z nim listownie, telefonicznie, mailowo, a w razie potrzeby także osobiście. Przedstawia konsekwencje uchylania się od spłaty i proponuje ugodowe rozwiązania – np. rozłożenie długu na raty. Na tym etapie sprawdza też, czy dłużnik nie kwestionuje zasadności roszczenia.
3. Postępowanie sądowe – gdy windykacja polubowna nie przynosi efektów, wierzyciel może skierować sprawę do sądu, wnosząc pozew o zapłatę. W przypadku prostych i bezspornych roszczeń sąd rozpatruje sprawę na posiedzeniu niejawnym i wydaje nakaz zapłaty. Dłużnik ma wtedy dwa tygodnie na wniesienie sprzeciwu. Jeśli go nie złoży, nakaz uprawomocni się i będzie podstawą egzekucji komorniczej.
4. Egzekucja komornicza – aby wszcząć egzekucję, wierzyciel składa do komornika wniosek wraz z tytułem wykonawczym (np. nakazem zapłaty zaopatrzonym w klauzulę wykonalności). Komornik ma prawo zająć ruchomości, nieruchomości i środki na rachunkach bankowych dłużnika, a także jego wynagrodzenie za pracę. Prowadzi licytacje zajętych ruchomości i przekazuje uzyskane kwoty wierzycielowi.
5. Wpis do rejestru dłużników – jeśli windykacja sądowa i egzekucja komornicza nie przyniosą spodziewanego rezultatu, wierzyciel może dodatkowo wpisać dłużnika do jednego z rejestrów informacji gospodarczej, takich jak Krajowy Rejestr Długów czy ERIF. Ujawnienie zaległości w takim rejestrze utrudnia firmie dalsze funkcjonowanie, bo przestrzega potencjalnych kontrahentów przed ryzykiem współpracy z nią.

Co zyskuje wierzyciel?

Skuteczna windykacja pozwala wierzycielowi nie tylko odzyskać pieniądze, ale także zabezpieczyć płynność finansową firmy. Daje sygnał kontrahentom i całemu rynkowi, że poważnie traktuje terminowość rozliczeń i nie toleruje nierzetelności. Uporczywe niezapłacone faktury mogą doprowadzić przedsiębiorstwo do bankructwa, dlatego żadna firma nie powinna odkładać windykacji „na później”.

A co z dłużnikami?

Oczywiście windykacja jest bardzo nieprzyjemna dla dłużnika. Uporczywe telefony, nakaz zapłaty, wizyta komornika – to stresujące doświadczenia. Jednak dłużnik musi liczyć się z konsekwencjami swojego zaniedbania. Uczciwe firmy płacą w terminie i dzięki temu rozwijają zdrowe relacje z kontrahentami. Zatajanie problemów finansowych i unikanie wierzycieli tylko pogarsza sytuację. Dlatego nawet będąc dłużnikiem, warto iść na dialog i szukać polubownych rozwiązań.

Podsumowanie

Windykacja należności to przykra konieczność, gdy zawiodły inne metody unormowania relacji z kontrahentem. Może być długim i żmudnym procesem, jednak konsekwentnie prowadzona, daje dużą szansę na odzyskanie pieniędzy. Dzięki jasnym procedurom chroni prawa wierzyciela i pozwala mu zachować płynność finansową. Choć nieprzyjemna dla dłużnika, motywuje rynek do uczciwości i terminowości w rozliczeniach. A to podstawa zdrowych relacji w biznesie.